Steuersoftware für Selbstständige und Freiberufler: EÜR, Umsatzsteuer und Einkommensteuer

Selbstständige und Freiberufler brauchen mehr als eine Software für die Einkommensteuererklärung: Sie müssen ihre Einnahmen und Ausgaben laufend erfassen, die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen, in vielen Fällen Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Am besten kombinieren Sie eine Buchhaltungssoftware für den laufenden Betrieb mit einer Lösung für die Jahreserklärung. Manche Anbieter bündeln beides, andere arbeiten mit einer Schnittstelle zum Steuerberater.

Die vier Pflichten, die Software abdecken sollte

1. Laufende Erfassung: Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge zuordnen, Ausgaben mit Belegen erfassen.
2. Gewinnermittlung: Die meisten Freiberufler und Kleingewerbetreibenden nutzen die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Absatz 3 Einkommensteuergesetz. Sie wird mit der Anlage EÜR elektronisch an das Finanzamt übermittelt.
3. Umsatzsteuer: Regelbesteuerte Unternehmer geben Voranmeldungen ab, monatlich oder vierteljährlich, und eine Jahreserklärung. Kleinunternehmer sind davon in der Regel befreit.
4. Einkommensteuer: Der Gewinn fließt in Anlage G (Gewerbe) oder Anlage S (selbstständige Arbeit) und in den Mantelbogen.

Gewerbetreibende zahlen zudem Gewerbesteuer; deren Erklärung ist ein eigener Vorgang.

Kleinunternehmerregelung seit 2025

Zum 1. Januar 2025 wurde die Kleinunternehmerregelung in § 19 Umsatzsteuergesetz angepasst: Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Bei Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze wird man sofort regelbesteuert. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und sind nach der Neuregelung grundsätzlich auch von Voranmeldungen und der Umsatzsteuer-Jahreserklärung befreit; für bestimmte Fälle (etwa grenzüberschreitende Umsätze oder Aufforderung durch das Finanzamt) können dennoch Pflichten bestehen, die Sie beim Finanzamt klären sollten. Ihre Software sollte die Option „Kleinunternehmer“ kennen und den entsprechenden Rechnungshinweis einfügen.

Software-Arten für Selbstständige

Bekannte Beispiele im Markt sind sevDesk, Lexware Office, WISO MeinBüro oder die Angebote im DATEV-Umfeld. Die Nennung ist weder Ranking noch Empfehlung. Details zur Abgrenzung finden Sie im Artikel Buchhaltungssoftware oder Steuersoftware.

Wichtige Funktionen im Detail

• EÜR-Export: Das Programm sollte die Anlage EÜR in den von der Finanzverwaltung vorgegebenen Daten über ELSTER übertragen können.
• Belegzuordnung: Banktransaktionen mit Belegen verknüpfen; das erleichtert Prüfungen.
• Umsatzsteuer-Logik: Regelsteuersatz, ermäßigter Satz, innergemeinschaftliche Leistungen, Reverse-Charge.
• GoBD-Konformität: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Prüfen Sie, ob der Anbieter die Verfahrensdokumentation unterstützt. Eine Pauschalzertifizierung ersetzt Ihre eigene Sorgfalt nicht.
• E-Rechnung: Seit 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen im B2B empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung gilt gestaffelt. Siehe E-Rechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Rechenbeispiel: Lohnt sich die Software gegenüber der Buchhaltung beim Steuerberater?

Ein illustratives Szenario: Ein Freiberufler zahlt bisher jährlich 600 Euro für die Buchhaltungsvorbereitung an eine Kanzlei. Eine Online-Buchhaltung kostet 240 Euro im Jahr, die Kanzlei übernimmt dann nur noch den Jahresabschluss für 360 Euro. Die Ersparnis beträgt 600 − (240 + 360) = 0 Euro; ohne Zeitgewinn lohnt sich der Wechsel hier nicht. Fällt die Jahresprüfung auf 250 Euro, spart er 110 Euro. Solche Rechnungen hängen stark von den tatsächlichen Angeboten ab. Probieren Sie eigene Werte im Amortisationsrechner.

Ein typischer Jahresablauf mit Software

Selbstständige profitieren am meisten, wenn die Software in einen festen Rhythmus passt. Ein Beispielablauf für einen Freiberufler mit Regelbesteuerung sieht so aus: Im Laufe des Monats werden Ausgangsrechnungen geschrieben und Eingangsrechnungen fotografiert. Am Monats- oder Quartalsende werden Bankumsätze importiert und den Belegen zugeordnet. Danach erzeugt das Programm die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Sie prüfen und über ELSTER übermitteln. Nach Jahresende folgt die EÜR, daraus fließt der Gewinn in die Einkommensteuererklärung. Wer so arbeitet, vermeidet den klassischen Belegstau im Frühjahr.

Zusätzlich sollten Sie Vorauszahlungen im Blick behalten. Das Finanzamt setzt Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest, die sich am letzten Bescheid orientieren. Steigt Ihr Gewinn stark, droht eine Nachzahlung. Manche Programme bieten eine Prognose, anhand derer Sie Rücklagen bilden können. Als Faustregel gilt: Legen Sie Geld für Steuern und Sozialabgaben zurück, sobald es eingeht, statt am Jahresende zu rechnen.

Rolle des Steuerberaters im Zusammenspiel

Viele Selbstständige arbeiten hybrid. Sie erfassen Belege selbst und lassen die Kanzlei den Jahresabschluss oder die Einkommensteuererklärung prüfen. Damit das reibungslos klappt, sollte die Software Exportformate anbieten, die Kanzleien weiterverarbeiten können, etwa strukturierte Buchungsdaten oder einen Belegexport. Sprechen Sie vor der Anschaffung mit Ihrer Kanzlei, welche Schnittstellen sie unterstützt. Das erspart Doppelarbeit. Details zu dieser Konstellation finden Sie im Beitrag Steuersoftware oder Steuerberater.

Typische Fehler

• Private und betriebliche Zahlungen mischen: Das erschwert die Zuordnung und erhöht das Prüfrisiko.
• Belege nur als Foto speichern ohne Ordnung: Spätestens bei einer Betriebsprüfung fehlt die Nachvollziehbarkeit.
• Umsatzsteuer vergessen: Wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet, wird regelbesteuert, auch im laufenden Jahr.
• Fristen ignorieren: Voranmeldungen haben eigene Termine, siehe Abgabefristen.
• Software ohne Exportfunktion wählen: Beim Wechsel oder beim Steuerberater werden Daten gebraucht.

Wann ein Steuerberater sinnvoll ist

Bei Gründung, Rechtsformwahl, Gewerbesteuer, Bilanzierung (statt EÜR), Mitarbeitern oder Auslandsgeschäft lohnt sich Beratung. Viele Selbstständige erledigen die laufende Buchhaltung selbst und beauftragen die Kanzlei nur punktuell. Das lässt sich über eine gemeinsame Datenbasis organisieren.

Häufige Fragen

Brauche ich als Freiberufler eine Buchhaltungssoftware?

Pflicht ist keine bestimmte Software, wohl aber eine ordnungsgemäße Erfassung. Software erleichtert EÜR und Umsatzsteuer erheblich.

Muss ich die EÜR elektronisch abgeben?

Ja, für die Anlage EÜR besteht grundsätzlich die Pflicht zur elektronischen Übermittlung.

Kann ich die Einkommensteuer und die EÜR in einem Programm erledigen?

Ja, manche Programme bieten beides. Prüfen Sie, ob Ihre Anlagen im Tarif enthalten sind.

Quellen

• ELSTER – Übermittlung von EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Bundesfinanzministerium – GoBD, Kleinunternehmerregelung, E-Rechnung
• Bundessteuerberaterkammer – Beratersuche