E-Rechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Software: Pflichten und Umsetzung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung gilt gestaffelt: Während der Übergangszeit durften bis Ende 2026 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden; bis Ende 2027 gilt eine Erleichterung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze. Buchhaltungssoftware sollte E-Rechnungen erstellen, empfangen, prüfen und archivieren können. Dieser Beitrag erklärt, was das praktisch bedeutet, und verbindet das Thema mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Stand ist der 21. Oktober 2026. Da die Übergangsfrist bis Ende 2026 in Kürze endet, sollten Betroffene ihre Software jetzt prüfen. Details und etwaige Änderungen finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, sondern gilt als „sonstige Rechnung“. Gängige Formate sind:

Format	Merkmal	Hinweis
XRechnung	reines XML, ohne Bildansicht	vor allem im öffentlichen Sektor verbreitet
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, geeignete Profile)	PDF mit eingebettetem XML	lesbar für Menschen und Maschinen
Weitere Formate nach EN 16931	je nach Standard	Kompatibilität prüfen

Die Software sollte die Formate erkennen und beim Empfang prüfen, ob die Struktur gültig ist.

Pflichten und Fristen im Überblick

Zeitpunkt	Pflicht
ab 1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen im B2B empfangen können
bis 31. Dezember 2026	Papier- und andere Rechnungen weiter zulässig, sonstige elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers
bis 31. Dezember 2027	Erleichterung für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro
ab 1. Januar 2028	Ausstellungspflicht für E-Rechnungen grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze

Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und für Umsätze, die nicht im B2B-Inlandsgeschäft stattfinden. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Prüfen Sie die Details im aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Aufbewahrung und Archivierung

E-Rechnungen müssen in ihrer elektronischen Originalform aufbewahrt werden, nicht nur als Ausdruck oder PDF-Ansicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 für Buchungsbelege acht Jahre. Die Software muss die Originaldatei unveränderbar speichern und auffindbar machen. Mehr zu Anforderungen und Fristen im Beitrag Belege erfassen mit Steuersoftware.

Anforderungen an Ihre Software

Empfang: E-Mail-Postfach oder Schnittstelle für Rechnungsempfang, automatische Formaterkennung.
Visualisierung: Lesbare Darstellung der XML-Daten für Menschen.
Erstellung: Rechnungsausgabe im strukturierten Format, nicht nur PDF.
Prüfung: Validierung der Pflichtangaben.
Archivierung: Unveränderbare Speicherung der Originaldatei.
Export: Weitergabe der Daten an den Steuerberater.
Umsatzsteuer-Logik: Korrekte Steuersätze und Hinweise, etwa bei Kleinunternehmerregelung oder Reverse-Charge.

Fragen Sie den Anbieter, ob und seit wann diese Funktionen verfügbar sind. Eine Zusage in der Werbung ersetzt keine Prüfung Ihrer Abläufe.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Regelbesteuerte Unternehmer geben Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, monatlich oder vierteljährlich, abhängig von der Höhe der Steuer des Vorjahres oder von Sonderregeln für Gründer. Die Voranmeldung wird elektronisch über ELSTER übermittelt, meist direkt aus der Buchhaltungssoftware. Frist ist in der Regel der 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums; mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich der Termin um einen Monat. Bei Dauerfristverlängerung kann eine Sondervorauszahlung nötig sein.

Die Software sollte:

Umsätze nach Steuersätzen auswerten (Regelsteuersatz, ermäßigter Satz, steuerfreie Umsätze).
Vorsteuer aus Eingangsrechnungen berücksichtigen.
Innergemeinschaftliche Leistungen und Reverse-Charge-Fälle kennzeichnen.
Die Übermittlung an ELSTER durchführen und ein Protokoll speichern.

Der Zusammenhang zwischen E-Rechnung und Voranmeldung ist eng: Strukturierte Rechnungsdaten können automatisch in die Buchhaltung und die Voranmeldung einfließen, was Fehler reduziert.

Kleinunternehmer

Seit 2025 gilt: Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Sie sind von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Prüfen Sie, ob Ihre Software den Rechnungshinweis zur Kleinunternehmerregelung einfügt und den Wechsel zur Regelbesteuerung bei Überschreiten der Grenze abbildet. Hinweise zu Pflichten für Voranmeldungen und Erklärungen sollten Sie beim Finanzamt klären.

Rechenbeispiel zur Software-Entscheidung

Ein illustratives Beispiel: Ein Freiberufler stellt 40 Rechnungen im Jahr aus und nutzt bisher eine Tabellenkalkulation. Er prüft eine Buchhaltungssoftware für 240 Euro im Jahr, die E-Rechnungen, Voranmeldung und EÜR abdeckt. Er schätzt, dass er pro Rechnung 10 Minuten spart, also etwa 6,7 Stunden im Jahr, und seine Voranmeldungen in weniger Zeit erledigt. Ob sich das lohnt, hängt von seinem Stundenwert ab. Mit dem Amortisationsrechner kann er die Kosten gegenüber der Zeitersparnis ansetzen, indem er den Wert der gesparten Stunden als jährliche Ersparnis einträgt.

Typische Fehler

E-Rechnung mit PDF verwechseln: Ein reines PDF genügt ab den Stichtagen nicht mehr.
Originaldatei nicht aufbewahren: Nur Ausdruck oder PDF-Ansicht reicht nicht.
Voranmeldung versäumen: Verspätungszuschläge drohen; siehe Abgabefristen.
Übergangsfristen falsch lesen: Empfangspflicht gilt seit 2025.
Software nicht rechtzeitig prüfen: Updates und Schulung brauchen Zeit.

Häufige Fragen

Muss ich schon jetzt E-Rechnungen ausstellen?

Nach der Übergangsregelung ist das für 2026 noch nicht für alle verpflichtend; ab 2027 gelten Erleichterungen für kleinere Unternehmen, ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Prüfen Sie Ihren Fall.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B).

Reicht ein PDF per E-Mail?

Nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr, soweit eine E-Rechnung vorgeschrieben ist.

Quellen

Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben zur E-Rechnung
ELSTER – Umsatzsteuer-Voranmeldung
Bundessteuerberaterkammer – Beratung für Unternehmer