Vorausgefüllte Steuererklärung und Belegabruf: So nutzen Sie die Daten vom Finanzamt

Die vorausgefüllte Steuererklärung ermöglicht es, bei der Finanzverwaltung gespeicherte Daten, etwa Lohnsteuerbescheinigung, Rentenbezugsmitteilungen und Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherung, in Ihre Erklärung zu übernehmen. Der Abruf erfolgt mit Ihrer Zustimmung über ELSTER oder über Steuersoftware, die diese Schnittstelle nutzt. Das spart Tipparbeit und senkt Fehlerquellen. Es bedeutet aber nicht, dass die Erklärung fertig ist: Sie bleiben dafür verantwortlich, dass die Angaben vollständig und richtig sind.

Was wird abgerufen?

Die Finanzverwaltung erhält von Dritten Daten, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören je nach Fall:

• Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers mit Bruttolohn, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialbeiträgen.
• Rentenbezugsmitteilungen von Rentenversicherungsträgern und anderen Stellen.
• Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, die Versicherer übermitteln.
• Altersvorsorgebeiträge, etwa Riester- und Basisrentenverträge.
• Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld oder Elterngeld.
• Weitere Mitteilungen, abhängig vom Jahr und von gesetzlichen Meldepflichten.

Welche Daten genau verfügbar sind, kann sich ändern und hängt von der Meldung durch Dritte ab. Die Übersicht im ELSTER-Portal zeigt, was für Ihr Steuerjahr vorliegt. Nicht abgerufen werden Werbungskosten, die nur Sie kennen, etwa Fahrten, Arbeitsmittel, Spenden ohne elektronische Übermittlung oder Handwerkerleistungen. Diese müssen Sie selbst erfassen.

So funktioniert der Abruf

1. Zugang einrichten: Sie brauchen ein ELSTER-Konto mit Zertifikat oder Zugangsdaten, die Ihr Programm unterstützt.
2. Datenabruf beantragen: Im Portal oder im Programm wählen Sie die Belegabruf-Funktion. Eine zusätzliche Freischaltung kann erforderlich sein; sie läuft über einen Bestätigungsprozess und kann einige Tage dauern.
3. Daten übernehmen: Das Programm trägt die Daten in die passenden Felder ein.
4. Prüfen: Vergleichen Sie die Daten mit Ihren Unterlagen.
5. Ergänzen: Fehlende Posten erfassen.
6. Übermitteln: Erklärung abgeben und Protokoll speichern.

Planen Sie die Freischaltung rechtzeitig ein, damit sie nicht an der Frist scheitert; Hinweise dazu im Beitrag Abgabefristen und Verspätungszuschlag.

Vorteile und Risiken

Ein häufiger Fehler ist, vorausgefüllte Daten ungeprüft zu übernehmen. Wenn zum Beispiel ein Arbeitgeber falsche Beträge meldet, stimmt die Erklärung nicht mit Ihrer Bescheinigung überein. Prüfen Sie daher stichprobenartig, ob Beträge und Zeiträume stimmen.

Beispiel (illustrativ)

Ein Arbeitnehmer ruft die Daten ab. Die Lohnsteuerbescheinigung wurde übernommen, ebenso die Krankenversicherungsbeiträge. Es fehlen die Fahrten zur Arbeit, ein Fachbuch und eine Spende an eine gemeinnützige Organisation, für die er eine Quittung hat. Er ergänzt diese Posten. Die Software berechnet eine Erstattung. Ohne den Abruf hätte er alle Beträge manuell eingeben müssen und möglicherweise einen Zahlendreher gehabt.

Software und Belegabruf

Viele kommerzielle Programme binden den Abruf ein. Das ist ein Komfortmerkmal, das beim Vergleich zu prüfen ist. Fragen Sie sich:

• Wird der Abruf direkt im Programm angeboten oder müssen Sie die Daten manuell exportieren?
• Welche Daten werden übernommen, und wie transparent ist die Zuordnung?
• Werden abgerufene Daten gespeichert, und wie lange?
• Gibt es eine Möglichkeit, abgerufene Daten mit eigenen Belegen abzugleichen?

Beim Überblick zur Auswahl finden Sie weitere Kriterien. Wer ELSTER direkt nutzt, findet den Abruf im Portal; mehr im Beitrag ELSTER direkt statt kommerzieller Software.

Datenschutz beim Abruf

Der Abruf greift auf steuerrelevante Daten zu und erfordert Ihre Einwilligung. Sie entscheiden, ob Sie die Funktion nutzen. Seriöse Programme erklären, welche Daten sie abrufen und speichern. Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie Auskunfts- und Löschrechte gegenüber dem Anbieter. Nutzen Sie ein sicheres Passwort und, wo verfügbar, eine zusätzliche Absicherung. Weitere Hinweise unter Datenschutz und Sicherheit.

Typische Stolpersteine

• Zeitpunkt: Manche Daten stehen erst im Frühjahr vollständig zur Verfügung, weil Arbeitgeber und Versicherer bis Ende Februar melden. Wer sehr früh abgibt, riskiert unvollständige Daten.
• Mehrere Arbeitgeber: Jede Bescheinigung muss vorliegen.
• Ehepaare: Beide Partner benötigen ggf. eigenen Zugang.
• Fehlende Spenden: Elektronisch übermittelte Zuwendungen sind nicht in allen Fällen abrufbar; Papierquittungen aufbewahren.
• Änderungen nach Abruf: Bei nachträglichen Meldungen kann ein erneuter Abruf nötig sein.

Wann Sie nach der Abgabe Daten korrigieren sollten

Weicht der Bescheid von Ihrer Erklärung ab, zum Beispiel weil das Finanzamt andere gemeldete Daten verwendet hat, prüfen Sie die Abweichung. Gegen den Bescheid können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch einlegen. Viele Programme helfen bei der Bescheidprüfung. Beachten Sie die Fristen; Details nennt die Rechtsbehelfsbelehrung im Bescheid.

Abruf prüfen: eine kleine Kontrollroutine

Eine einfache Routine hilft, abgerufene Daten schnell zu prüfen. Erstens: Vergleichen Sie Bruttolohn und einbehaltene Lohnsteuer mit Ihrer Lohnsteuerbescheinigung oder der Dezember-Abrechnung. Zweitens: Kontrollieren Sie die Zeiträume, vor allem bei einem Arbeitgeberwechsel im Jahr. Drittens: Prüfen Sie die Versicherungsbeiträge anhand der Jahresmitteilung Ihres Versicherers. Viertens: Stellen Sie sicher, dass Lohnersatzleistungen vollständig enthalten sind, weil sie den Steuersatz beeinflussen können. Fünftens: Ergänzen Sie alles, was nur Sie wissen, wie Fahrtkosten und Spenden. Diese Routine dauert wenige Minuten und verhindert die meisten Rückfragen.

Häufige Fragen

Ist die vorausgefüllte Steuererklärung verpflichtend?

Nein. Sie ist ein freiwilliger Service. Sie können Ihre Erklärung auch vollständig selbst ausfüllen.

Sind alle meine Daten abrufbar?

Nein. Nur Daten, die Dritte melden. Eigene Abzüge müssen Sie selbst eintragen.

Wie lange dauert die Freischaltung?

Das hängt vom Verfahren ab. Planen Sie einige Tage ein und prüfen Sie die Hinweise im Portal.

Quellen

• ELSTER – Belegabruf und Freischaltung
• Bundesfinanzministerium – Steuerinformationen
• Bundeszentralamt für Steuern – Steuer-Identifikationsnummer